Privacyverklaring ONT

Naam onderneming: Organisatie van Nederlandse Tandprothetici
Potsbus 1312, 2130EK Hoofddorp
E-mailadres: info@ont.nl
Telefoonnummer: 023-7200444.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van onder andere onze leden, patiënten die een klacht indienen en website gebruikers. In deze privacyverklaring lichten wij toe welke gegevens wij verwerken en waarom. Tevens staat in de privacyverklaring opgenomen welke rechten u hebt. Mocht u vragen hebben of uw rechten willen uitoefenen dan kunt u contact opnemen via info@ont.nl of bellen naar 023-7200444.

1. Introductie

1.1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Voor onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk in het kader van het lidmaatschap van de ONT, een goede dienstverlening, het contact daarover en de facturatie daarvan. Tevens verwerken wij persoonsgegevens in het kader van onze klachtenprocedure.

1.2 Verantwoordelijk voor de gegevens
Onze organisatie is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van de persoonsgegevens in het kader van het ONT lidmaatschap, de klachtenprocedure, en de website ont.nl, krtp.nl en kunstgebit.nl.  

2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan


2.1 Waarom we uw gegevens mogen verwerken
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Daar hebben wij als verantwoordelijke een legitieme reden voor nodig. Deze vloeit meestal voort uit de overeenkomst die we hebben afgesloten met een lid in het kader van diens lidmaatschap. Ook kan deze voortvloeien uit de opdracht om een klacht te behandelen.

In enkele gevallen hebben wij uw toestemming nodig. Bijvoorbeeld als we uw medisch dossier nodig hebben. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

2.2 Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de gegevensverwerking. Gegevens van leden bewaren we voor de duur van de relatie behoudens andere wettelijke verplichtingen. Gegevens in het kader van de klachtenprocedure bewaren we vijf jaar behoudens andere wettelijke verplichtingen.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom?

3.1 Ledenadministratie
Wanneer u lid wordt bij ons, vragen wij u onder andere om NAW-gegevens van u en uw praktijk, geslacht, afstudeernummer, website, dienstverband en eventuele tweede praktijk. Deze gegevens gebruiken wij voor het contact met u, onze informatievoorziening richting u, informatievoorziening over u op onze website, het toedelen van KRTP punten, onze verdere dienstverlening en de betaling daarvan.

3.2 Website
Op onze website worden IP-adres en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt geregistreerd en gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op onze website. Hiermee kunnen wij de gebruikerservaring van de website verbeteren.

Wij maken gebruik van functionele cookies voor het optimaliseren van de website. Een cookie is een klein bestandje dat bij het bezoeken van onze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf wordt opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om instellingen en voorkeuren te onthouden.

Op de website wordt gebruik gemaakt van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Google Analytics is onderdeel van Google en de informatie wordt daarmee verwerkt door een bedrijf in de Verenigde Staten.

De mogelijkheid bestaat bij sommige webbrowsers het gebruik van cookies uit te schakelen. Voor alle op uw schijf geplaatste cookies geldt dat u ze te allen tijde handmatig van uw computer kunt verwijderen.

Bovendien staan op de website enkele lijsten gepubliceerd. Wij zullen persoonsgegevens van de betrokkenen niet publiceren zonder toestemming.

3.3. Achterkant website
De ONT beheert het besloten deel van de website waarop leden informatie kunnen inzien, waaronder de notulen, behaalde KRTP punten en de nieuwsbrieven. Elk lid heeft een eigen inlog.

3.4 Nieuwsbrief
Als lid ontvangt u de weekbrief. Hiermee informeren wij leden over ontwikkelingen die relevant zijn voor tandprothetici. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Tevens gebruikt de ONT adreslijsten voor het tijdschrift Dental review. Het abonneebestand van de weekbrief en het tijdschrift Dental review worden niet aan derden verstrekt.

3.5 Opnamemateriaal
Wij gebruiken enkel beeldmateriaal of geluidsopnames op onze kanalen indien de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

3.6 Klachtenprocedure
De ONT verwerkt persoonsgegevens van de patiënten van leden indien een klacht wordt ingediend. Door het indienen van de klacht geeft u toestemming voor het verwerken van uw gegevens. In dat kader ontvangen wij diverse gegevens waaronder medische gegevens. Voor het gebruik van deze gegevens vragen wij uitdrukkelijk toestemming aan de betrokkene.

Wegens de gevoeligheid van de gegevens gaan wij hier uiterst voorzichtig mee om. De gegevens worden verwerkt met als doel de klacht correct af te wikkelen en de klachtenprocedure te beoordelen en analyseren. De gegevens zullen niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Tevens zullen de gegevens niet gedeeld worden met derden, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de betrokkenheid bij de klacht denk aan de ONT, klachtenfunctionaris, cliëntenvertrouwenspersoon en eventueel een vertegenwoordiger.

Lees het Klachtenreglement ONT voor meer informatie over de klachtenprocedure.

4. Plichten AVG

4.1 Beveiliging
Alle mensen die in het kader van de ONT werkzaamheden verrichten waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, hebben zich verplicht tot geheimhouding. Wij geven in beginsel geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders vermeld in de privacyverklaring. Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen treffen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

4.2 Verantwoordingsplicht
Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij een verwerkingsregister en datalekregister bij.

4.3 (sub)Verwerkersovereenkomst
Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT-bedrijf of administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

5. Rechten

5.1 Rechten van betrokkene
U hebt het recht om kennis te nemen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren, het recht op informatie, het recht op beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.

Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. Onderaan de verklaring kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. Wij streven ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek

5.2 Recht op klagen
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Vragen
Meer informatie over persoonsgegevens en de rechten van betrokkene kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen via info@ont.nl of bellen naar 023-7200444.